O PREFEITO MUNICIPAL DE IPATINGA, no uso da atribuição que lhe confere o inciso VI do art. 78 da Lei Orgânica do Município,

DECRETA:

Art.: 1º Fica aprovado o Regimento Interno da Comissão de Avaliação de Documentos - CAD, de que trata a Lei Municipal n.º 4.424, de 5 de agosto de 2022 que "Dispõe sobre a Política Municipal de Arquivos Públicos e Privados, institui o Sistema Municipal de Arquivos - SISMARQ e cria o Arquivo Público Municipal.", conforme Anexo deste Decreto.

Art.: 2º Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação.

Ipatinga, 16 de dezembro de 2022.

GUSTAVO MORAIS NUNES
Prefeito Municipal









ANEXO

REGIMENTO INTERNO DA COMISSÃO DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS - CAD

Art. 1º A Comissão de Avaliação de Documentos - CAD, grupo permanente e multidisciplinar instituído no órgão da administração pública municipal, responsável pela elaboração e aplicação de Planos de Classificação e de Tabelas de Temporalidade de Documentos, sem prejuízo do disposto na Lei Municipal n.º 4.424, de 05 de agosto de 2022, tem por finalidade:

I - definir, coordenar, orientar e realizar o processo de análise, avaliação, seleção e estabelecimento dos prazos de guarda e a destinação dos documentos produzidos e recebidos no âmbito da administração pública municipal, tendo em vista sua identificação para guarda permanente ou sua eliminação quando destituídos de valor, de acordo com o Decreto Federal n.º 4.073, de 3 de janeiro de 2002, Decreto Federal n.º 10.278, de 18 de março de 2020, e as Resoluções do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ;

II - promover treinamento em serviço e cursos de capacitação e reciclagem na sua área de competência em articulação com o Arquivo Público Municipal de Ipatinga;

III - articular-se com as demais unidades organizacionais da administração pública municipal;

IV - propor ao titular do órgão ao qual está vinculada a alterações desse Regimento Interno, e a instituição de Subcomissões de Avaliação de Documentos - SCAD, quando necessário.

Parágrafo único. A CAD está hierarquicamente subordinada ao Gabinete do Chefe do Poder Executivo.

Art. 2º A CAD é composta por:

I - Presidente;

II - Primeiro Secretário;

III - Segundo Secretário;

IV - Membrosefetivos;

V - Colaboradores eventuais.

§ 1º O mandado dos membros da CAD será de 2 (dois) anos, podendo ser reconduzidos por igual período.

§ 2º A Presidência da CAD será exercida por servidor arquivista ou servidor responsável pelos serviços arquivísticos, para mandato de 2 (dois) anos, permitida a recondução por igual período.

§ 3º Os Secretários deverão ser membros efetivos da CAD, indicados pelo presidente.

§ 4º São considerados colaboradores eventuais especialistas de outras áreas que possam assessorar e/ou contribuir com subsídios ao melhor desenvolvimento dos trabalhos, dos estudos e das pesquisas técnicas, bem como constituir subcomissões e grupos de trabalhos em caráter eventual.

§ 5º A CAD, após reunião deliberativa, encaminhará ao titular do órgão ao qual está vinculada o pedido de substituição, devidamente justificado, de qualquer membro efetivo.

Art. 3º Compete ao Presidente dirigir, coordenar e supervisionar as atividades da CAD e, especificamente:

I - fazer cumprir este Regimento, e propor soluções sobre questões omissas;

II - convocar e coordenar as reuniões ordinárias e extraordinárias;

III - definir a pauta dasreuniões;

IV - convidar, a seu critério ou porindicação dos membros da CAD, especialistas e/ou técnicos, para as reuniões, em caráter consultivo, como colaborador eventual;

V - representar a CAD junto aos órgãos de administração pública municipal ou fora dele ou designar quem o faça;

VI - delegar atribuições aos demaismembros, quando necessário;

VII - designar membros como Secretários daCAD;

VIII - solicitar substituição de membros da CAD, obedecendo ao previsto no § 5º do art. 2º deste Regimento;

IX - encaminhar a Lista de Eliminação de Documentos ao titular do órgão ao qual está vinculada, e demais documentos para ciência e encaminhamento ao Arquivo Público Municipal para a autorização do processo de eliminação;

X - encaminhar ao Arquivo Público Municipal propostas de alteração e atualização no Código de Classificação de Documento - CCD e na Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos - TTDD, relativa às atividades-meio e às atividades-fim, bem como o Plano de Destinação de Documentos (PDD), para autorização de eliminação pelo Arquivo Público Municipal, quando for o caso;

XI - publicar o relatório anual de atividades da CAD;

XII - efetuar voto de desempate; quando necessário;

Art.4º Compete ao Primeiro Secretário:

I - elaborar as convocações e submetê-las à apreciação do Presidente da CAD;

II - organizar o local e a infraestrutura necessária para a realização das reuniões;

III - redigir os registros de todas as reuniões;

IV - elaborar as correspondências e expedi-las;

V - encaminhar as solicitações do Presidente;

VI - organizar e manter atualizados os arquivos da CAD;

VII - atender às solicitações dos membros;

VIII - exercer outras atividades que assegurem o bom desempenho da Secretaria da CAD;

IX - substituir o Presidente, quando for o caso.

Art. 5º Compete ao Segundo Secretário:

I - auxiliar o Primeiro Secretário, no que for demandado;

II - substituir o Primeiro Secretário, quando for o caso.

Art. 6º Compete aos membros da Comissão:

I - participar das reuniões da CAD, contribuindo nas discussões e deliberações relativas aos assuntos constantes em pauta;

II - zelar e cumprir com os objetivos, atribuições e todas as deliberações da CAD;

III - zelar pela implantação das ações daCAD;

IV - participar, quando designados, de ações que envolvam a avaliação de documentos;

V - manter-se atualizados quanto à legislação e às normas vigentes;

VI - elaborar notas técnicas, estudos e pareceres quando solicitados pelo Presidente;

VII - exercer outras atividades que assegurem o bom desempenho das atividades de análise, seleção e eliminação de documentos.

Art. 7º A Comissão de Avaliação de Documentos será composta, no mínimo, por 09 (nove) membros efetivos das unidades organizacionais com amplo conhecimento das competências e atividades desempenhadas pelo órgão a qual representa; da seguinte forma:

I - servidor arquivista ou servidor responsável pelos serviços arquivísticos, que a presidirá;

II - um representante da Secretaria Municipal de Planejamento;

III - um representante da Secretaria Municipal de Serviços Urbanos e Meio Ambiente;

IV - um representante da Secretaria Municipal de Administração;

V - um representante da Secretaria Municipal de Fazenda;

VI - um representante da Secretaria Municipal de Saúde;

VII - um representante da Secretaria Municipal de Educação;

VIII - um representante da Secretaria Municipal de Dados.

Art. 8º A Comissão reunir-se-á:

I - ordinariamente, de acordo com calendário previamente estabelecido pelo Presidente;

II - extraordinariamente, por iniciativa do Presidente ou de um terço de seus membros, com antecedência mínima de 3 (três) dias úteis.

§ 1º Na convocação constará a pauta dos assuntos a serem tratados, e a indicação do local, data e horário da reunião.

§ 2º Qualquer matéria urgente ou de alta relevância poderá, a critério do Presidente, ser colocada em discussão, ainda que não conste na pauta de convocação.

Art. 9º A Comissão se reunirá com quórum de instalação correspondente ao da maioria absoluta de seus membros, deliberando por maioria simples, independentemente da manutenção do quórum de instalação.

§ 1º Em caso de empate, caberá ao Presidente o voto de qualidade de desempate.

§ 2º As deliberações da Comissão serão lavradas em ata e encaminhadas ao titular do órgão ao qual está vinculada para conhecimento e, quando for o caso, formalização com abrangência para toda a Instituição.

Art. 10. A proposta de alteração deste Regimento deverá ser elaborada em reunião ordinária da CAD, e constar, obrigatoriamente, na pauta de convocação.

Art. 11. Este Regimento entra em vigor a partir da data de sua publicação.

Ipatinga, aos 16 de dezembro de 2022.

GUSTAVO MORAIS NUNES
Prefeito Municipal